Privacyverklaring
Welkom op de website en ledenadministratie van de scoutsvereniging 3e en 4e FOS De Wilde Eend, een feitelijke vereniging onder de koepelorganisatie FOS Open Scouting VZW en NJC VZW, het steuncomité van de scoutsvereniging. Ons adres is Veerstraat 82, 9031 Drongen. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe we de persoonsgegevens van u en/of uw kind verwerken. Indien u verdere vragen heeft omtrent deze privacyverklaring, gelieve de eenheidsleiding te contacteren. Onze contactgegevens kan u op deze website terugvinden.
Waarom verwerken we uw gegevens?
We verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Algemene ledenadministratie, waaronder het bijhouden van ons ledenbestand en het beheer van lidgelden en inschrijvingen voor en organiseren van activiteiten,
Verzekeringen,
Communicatie over onze activiteiten,
Het beheer van foto’s van onze activiteiten,
Het aanvragen van subsidies.
We verzenden geen reclame, maar gebruiken intensief e-mail en sociale media om u op de hoogte te stellen van onze activiteiten.
Welke gegevens verwerken we?
We verzamelen voornamelijk identificatiegegevens, contactgegevens, betaalgegevens en gegevens omtrent deelname aan onze activiteiten. We kunnen ook gegevens verzamelen die nodig zijn voor een ongevalsaangifte aan onze verzekering. Indien u of uw kind meegaat op een kamp, vragen we ook een medische fiche in te vullen. In de twee laatste gevallen kunnen gezondheidsgegevens of andere gevoelige persoonsgegevens verzameld worden. Deze worden enkel gebruikt als dit nodig is. Deze gegevens zijn slechts toegankelijk tot een zeer beperkte groep medewerkers.
Hoe u uw persoonsgegevens kunt inzien, verbeteren of verwijderen
U kan uw gegevens zelf verbeteren via onze website. U kan het secretariaat contacteren bij vragen over uw gegevens.
Wie heeft toegang tot uw gegevens?
De toegang tot ons ledenbestand is gebaseerd op rollen. Dit houdt in dat de rechten tot toegang, wijziging en rapportering van gegevens in ons ledenbestand beperkt zijn tot de leid(st)ers en comitéleden die die gegevens nodig hebben voor het vervullen van hun taken binnen de eenheid of het comité.
Met wie delen we uw gegevens?
Uw gegevens kunnen gedeeld worden met:
FOS Open Scouting vzw (www.fos.be), onze koepelorganisatie, met het oog op hun ledenadministratie en de verzekeringen waarvan wij gebruik maken;
Onze verzekeringsmaatschappijen, zoals de verzekeringsmakelaar Cornelis en Partners en de verzekeringsmaatschappij Arena;
Een arts of apotheek, indien u of uw kind op een activiteit of kamp (dringende) medische bijstand nodig heeft (u wordt steeds hiervan op de hoogte gebracht);
De jeugdverblijven waar we op kamp gaan, indien dit vereist wordt;
Het gemeentebestuur van Gent, bijvoorbeeld wanneer vereist bij het indienen van een subsidiedossier (bv. tegemoetkoming voor opleidingen);
Indien we gegevens met andere partijen delen, beperken we dit tot wat noodzakelijk is. Het is ook mogelijk dat we foto’s van u of uw kind publiceren op onze website, onze Facebook-pagina en in publicaties. Zulke foto’s zijn publiek toegankelijk. Indien u wenst dat we een foto verwijderen, gelieve de eenheidsleiding te contacteren.
Hoe beveiligen we uw gegevens?
Wij treffen passende organisatorische, technische en administratieve maatregelen om onder onze controle staande persoonsgegevens te beschermen. Helaas kan nooit worden gegarandeerd dat de verzending van gegevens via internet of de opslag van gegevens in een systeem 100% veilig is. Als u reden hebt om te geloven dat uw contacten met ons niet meer veilig zijn (bijvoorbeeld als u vindt dat de veiligheid van een account die u bij ons hebt in gevaar is gebracht), moet u het probleem onmiddellijk aan ons meedelen door contact met de eenheidsleiding op te nemen.
Aanpassingen aan deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Wijzigingen in deze privacyverklaring worden van kracht wanneer we de herziene privacyverklaring op de site publiceren. Deze privacyverklaring is het laatst bijgewerkt op 21 maart 2022.